déclarer ses fichiers clients
Commerce, services à la personne

Déclarer ses fichiers clients à la CNIL

Vous disposez d’un fichier clients. Vous recueillez des informations sur vos clients à l’occasion d’une animation commerciale avec tirage au sort. Vous notez leurs habitudes d’achats. Vous gardez les adresses présentes sur les chèques pour envoyer régulièrement vos promotions. Etc.
Vous devez préalablement en informer la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). La déclaration nécessaire dépend du contenu du fichier.

Fichier de coordonnées simples

Si votre fichier ne contient que le nom et les coordonnées de vos clients, une déclaration simplifiée, dite Norme 48, est suffisante. Vous pouvez le faire directement sur le site www.cnil.fr.
Il vous suffit de vous identifier avec votre numéro SIREN, vos coordonnées puis de valider le formulaire. Vous pourrez créer votre fichier de coordonnées dès la réception du récépissé de déclaration (envoyé en général dans les 48 heures). Ce type de fichier devenant rapidement obsolète, il conviendra de le rafraîchir régulièrement en demandant leurs coordonnées à vos clients, et bien sûr, s’ils sont d’accord pour leur utilisation à des fins commerciales.

Fichier de coordonnées et de données personnelles

Si, par exemple, vous mettez en place une carte de fidélité et souhaitez conserver les habitudes d’achats de vos clients et leurs dépenses effectuées chez vous, il vous faut remplir un formulaire plus complet en précisant qui gère le fichier, quelles données y seront collectées, par quel moyen le seront-elles, dans quel but et pour quelle durée. Vous devrez aussi préciser à qui elles seront transmises, comment elles seront sécurisées et comment les personnes qui y figureront en seront informées. La CNIL a 4 semaines pour examiner ces données avant de vous autoriser (ou non) à réaliser votre fichier.
Rappelons que les clients doivent toujours être informés de l’existence d’un fichier et de sa déclaration à la CNIL. Ils doivent pouvoir à tout moment demander (et obtenir) la modification ou la suppression des éléments les concernant. Cette règle s’applique pour toute utilisation, qu’elle soit par voie papier ou par voie numérique, que vos publipostages soient par envoi postal ou électronique. Les publipostages par message électronique doivent comporter un lien pour se désabonner.
Enfin, votre base de données ne doit comporter aucun élément discriminent, privé ou abusif.

Videosurveillance

Si vous mettez en place, de manière permanente ou temporaire, un système de vidéosurveillance, vous devez le déclarer. Sil filme les parties publiques (magasin, caisse, etc.), vous devez le déclarer à la préfecture. S’il filme les parties accessibles uniquement par vos salariés et vous-même (réserves, toitures, etc.) et si vous enregistrez les films sous format numérique, vous devez le déclarer à la CNIL.

Sanctions prévues par la loi

Si vos fichiers actuels ne sont pas déclarés, mettez vous en conformité. Vous échapperez aux sanctions. Sinon, il pourra vous en coûter jusqu’à 300 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

 

Site CNIL : www.cnil.fr